oszczedzanie-w-firmie

3 sposoby na zmniejszenie wydatków w firmie

Z roku na rok każda firma zwiększa swoje wydatki na podstawową działalność. Wiąże się to między innymi z sytuacją na rynku czy rozwojem samej jednostki. A co w wypadku, gdy firma się nie rozwija, a jej wydatki nadal rosną? Albo, gdy dochody są coraz większe, a na podstawowe wydatki nie starcza? Wtedy zdecydowanie trzeba znaleźć sposób na zmniejszenie wydatków w firmie. A najlepiej kilka sposobów, które skutecznie zmniejszą koszty prowadzenia przedsiębiorstwa.

Zacznij od analizy

Każda firma ma obowiązek trzymania faktur i innych dokumentów finansowych. Warto poświęcić kilka dni na przeanalizowanie, na co wydajemy najwięcej. Można podzielić to na obszary na przykład:

– wynagrodzenia dla pracowników

– flota samochodów służbowych

– wydatki na prowadzenie biura, magazynu, salonu sprzedaży itp.

– inne wydatki.

Trzeba od razu zaznaczyć, że wynagrodzenie dla pracowników na początek powinno zostać nieruszone. Oczywiście warto przypomnieć sobie, który pracownik ile dokładnie zarabia i porównać to z efektami jego pracy. Ale renegocjacja pensji i zwolnienia są bardzo trudne, dlatego trzeba zacząć od analizy wszystkich innych wydatków.

Najlepiej jest zrobić zestawienie (albo zlecić to pracownikowi) z podziałem na miesiące i okres, w którym zauważyliśmy wzrost wydatków. Jednak tutaj sprawdzając x okresów wstecz przyda się też zestawienie cen np. paliwa, przyborów biurowych w tych okresach, ponieważ nie można wykluczyć, że kupujemy tyle samo, ale ceny się podniosły i to zwiększyło nasze wydatki. Zatem do analizy potrzebujemy cen z różnych okresów, ilości kupowanych – zamawianych dóbr i usług oraz zestawienia ich z podziałem na kategorie. A także podział według wagi, – co najbardziej wpływa na zyski firmy, a co najmniej. I warto robić to regularnie np. co pół roku.

kurs szybkiego czytania

Obniż zużycie materiałów biurowych

Zwykle to koszt wynajęcia biura oraz materiały biurowe generują najwięcej kosztów, które można zredukować. Jeśli płacimy bardzo wysoki czynsz za biuro w centrum miasta może udałoby się znaleźć lokal położony nieco dalej, tej samej wielkości, i w miejscu, do którego łatwo jest trafić, taniej. Co prawda nie będzie to łatwe, ale czynsz może spaść nawet o połowę.

Dużo też wydaje się na karteczki kolorowe, papier do drukarek, notesy, długopisy i inne przybory. Trzeba sprawdzić faktury pod kątem, gdzie kupowane są takie materiały. Jeśli w lokalnym sklepiku czy markecie typu Tesco wiadome jest od razu, że można je kupić taniej kontaktując się z hurtownią papierniczą. Jeśli jednak mamy już duży rabat w hurtowni, a mimo to koszty takich materiałów są nie małe trzeba zmniejszyć ich zużycie. Na przykład nie wszystkie dokumenty wymagają druku. Niektóre można przechowywać w folderach na firmowym serwerze. To w wypadku małej firmy da już oszczędność w wysokości ryzy papieru miesięcznie. O wiele tańsze jest też drukowanie w czerni i bieli. Przestawmy drukarki na wydruk czarno-biały i tylko te tonery, tusze wymieniajmy. Kolorowy druk jest o połowę droższy.

Każdy ma jakiś notes pod ręką. Warto pomyśleć o zamówieniu firmowych notesów raz do roku. Jeśli ktoś taki zapełni w pół roku to trudno – limit został wyczerpany. Warto też przenieść się z notowania na kartkach do notowania w aplikacjach. Jest wiele darmowych, do wykorzystywania przez firmy aplikacji, w których można prowadzić szczegółowe notatki. W ten sposób całkowicie utniemy koszty na papierowe notesy.

Samochody tylko do użytku służbowego

Niestety w wielu firmach bywa tak, że to paliwo i koszty utrzymania samochodów są największym wydatkiem. Warto zamontować w każdym aucie GPS i program do śledzenia trasy, który porównywałby ją z tą podaną przez pracownika. Może się, bowiem okazać, że auto służy nie tylko do celów służbowych, ale użytkowane jest też prywatnie. I tutaj zanim podejmiemy jakiekolwiek działania w stronę pracownika warto sprawdzić, co jest zapisane w jego umowie. Czasami pracownik może korzystać z auta także prywatnie, a czasami nie. W tym drugim wypadku warto podjąć działania karne. Jeśli jednak oddajemy wszystkim pracownikom auto również do celów prywatnych warto narzucić jakiś limit. Jeśli np. pracownik ma 10 km do pracy, czyli 20 km dziennie możemy narzucić mu limit przejechanych prywatnie 100 km tygodniowo, a za każdy kolejny ustalić opłatę. Wtedy pracownicy bardziej będą szanować służbowe samochody, a nam spadną wydatki na paliwo.